La estrategia de la tortuga

Según decía Henry Mintzberg, el influyente profesor de McGill University, los gestores dedican menos de 9 minutos al 50% de los asuntos que manejan al cabo del día. Y de promedio,solo una vez cada dos días pueden dedicar a un asunto al menos treinta minutos sin ser interrupido. Por su parte Tom Bodenheimer,  profesor de Atención Primaria y Medicina comunitaria de la Universidad de San Francisco, afirmaba en el New England que los pacientes americanos son interrumpidos a los 11 segundos de comenzar a hablar.

Solemos pensar que son los demás los responsables de tantas interrupciones: el pesado que entra en el despacho sin llamar y se tira una hora contando trivilidades, las continuas  llamadas al teléfono móvil, las señales acústicas que avisan de un nuevo correo. Pero nosotros somos nuestra principal causa de interrupción. Mientras contestamos esa llamada, enviamos a la vez un correo, echamos un vistazo al Facebook, twitteamos la última novedad que nos parece interesante y seguimos elaborando ese documento tan pesado en el que estamos atascados desde hace tres días.El fenómeno del " multitasking" tienen sus defensores y detractores. Pero parece que podrían existir pruebas que permitan afirmar que la realización de varias tareas a la vez disminuye de forma significativa la productividad. Los aficionados a tan estresante práctica incluso son menos productivos incluso en la propia tarea de hacer varias cosas a la vez , según el trabajo de Ophir y cols publicado el año pasado en PNEAS. 

Algunos reputados gurús del Management han publicado sus experiencias personales relativas a lo que se siente cuando uno abandona la práctica . Entre las ventajas que identificaba Peter Bregman en el Harvard Businees Review estaban la deliciosa sensación que se experimenta haciendo una sola cosa ( por ejemplo, escuchar a tu hijo),los grandes progresos que se alcanzan en la realización de proyectos complejos, la disminución del estrés, la enorme paciencia que se adquiere para atender a cosas que merecen la pena, y que generalmente va acompañada de un similar grado de pérdida de paciencia ante la pérdida de tiempo en tonterías.

John Cleese, el magnífico actor inglés miembro de Monty Python propone, en una interesante charla sobre la creatividad, la estrategia de la tortuga cuando realmente quieres hacer algo que consideras importante . Para él es imprescindible establecer límites de espacio y de tiempo. Los de espacio deben permitirnos establecer una barrera invisible que nos proteja de cualquier tipo de interrupción mientras realizas una tarea importante. Si tienes un despacho y puedes cerrar la puerta con esto puede ser suficiente. Si no, refugiarte en un McDonald o en el parque más cercano puede ser una buena solución. Pero también son necesarios límites de tiempo. No sirve de nada encerrarte si tu mismo no te pones límite: es imprescindible saber cuando comienzas y también cuando terminas.

En cualquier caso si parece bastante razonable pensar que, aunque podemos hacer varias tareas rutinarias a la vez, si queremos de verdad hacer algo bien  no hay nada mejor que concentrarse en ello.